Thiết kế lễ tân văn phòng: vị trí quầy, chỗ chờ và phong thủy

Bố trí lễ tân nên bắt đầu từ đường đi của khách: vào cửa, nhận biết chỗ hỏi, chờ hoặc được dẫn vào phòng họp. Chọn vị trí quầy theo cửa mở, lối đi và việc tiếp khách thực tế. Hướng hợp tuổi, màu ngũ hành hoặc vật phẩm chỉ là lựa chọn quan niệm sau đó; chúng không bảo đảm có thêm khách hàng hay tài lộc.

Quầy lễ tân nên ở đâu khi mặt bằng mỗi nơi một khác?

Đặt quầy ở nơi khách nhận biết được sau khi bước vào, nhưng vẫn giữ chỗ cửa hoạt động và đường đến các khu cần sử dụng. Không có quy tắc quầy luôn phải nằm bên trái hoặc bên phải cửa.

Cửa mở vào một sảnh đủ chỗ

Có thể đặt quầy ở phía dễ nhìn, chừa vùng trước quầy để một khách đang trao đổi không chắn người đi qua. Đừng đưa quầy ra giữa chỉ để tạo thế đối xứng nếu làm người đến sau phải vòng tránh.

Cửa dẫn vào một lối hẹp

Cân nhắc quầy gọn theo một bên, ghế chờ ở phần mở rộng của mặt bằng. Kiểm tra cả cánh cửa khi mở và ghế nhân viên khi kéo ra, thay vì chỉ nhìn kích thước quầy lúc đóng hết.

Sảnh dùng chung, khách có hẹn và người giao hàng cùng đến

Làm rõ điểm tiếp nhận trước khi khách đi vào khu làm việc. Có thể tách chỗ đặt kiện hàng khỏi chỗ ký hoặc trao đổi với khách; tránh để hai việc cùng chiếm mặt quầy và chặn đường.

Sơ đồ là ví dụ tổ chức vận hành. Mặt bằng thực vẫn cần kiểm tra đường tiếp cận, cửa, lối thoát và các yêu cầu của công trình trước khi đặt quầy cố định hoặc làm vách mới.

Cần kiểm tra gì ở phía khách và phía nhân viên?

Một quầy trông đẹp từ cửa chưa chắc dùng thuận ở phía sau. Hãy thử cả thao tác hỏi, ký giấy ở phía khách và ngồi làm việc, nhận cuộc gọi, cất hồ sơ ở phía nhân viên.

• Chỗ trao đổi và ký. Khách cần nhìn và nghe được người tiếp nhận, có mặt đặt giấy nếu cần. Tính cả người dùng xe lăn hoặc khách cần ngồi; không coi một quầy cao duy nhất là phương án cho mọi người.
• Màn hình và giấy tờ. Xoay màn hình để khách chờ không nhìn thẳng vào nội dung đang làm việc. Cất giấy tờ không dùng và chọn điểm trao đổi riêng nếu câu chuyện cần kín đáo; một tấm vách trang trí không tự giải quyết được việc lộ thông tin.
• Đèn và thao tác làm việc. Thử vào thời điểm có nắng chiếu và khi bật đèn. Quan sát ánh phản vào màn hình, mặt đá hoặc logo từ cả hai phía; điều chỉnh góc đèn, rèm hoặc bề mặt trước khi tăng độ sáng.

HSE về ánh sáng nơi làm việc nhấn mạnh công việc, độ tương phản và chói phản xạ, chứ không chỉ độ sáng. Với người ngồi máy tính tại lễ tân, cách xem xét toàn bộ vị trí làm việc của HSE cũng hữu ích: thiết bị, bàn ghế, công việc và nhu cầu của người sử dụng cần được nhìn cùng nhau.

Bố trí ghế chờ thế nào để không biến sảnh thành điểm nghẽn?

Đặt chỗ chờ ngoài đường di chuyển chính, vẫn dễ liên hệ với lễ tân và đủ chỗ ra vào khi đã có người ngồi. Chọn số ghế theo lượng khách thường chờ cùng lúc, thay vì cố lấp đầy phần tường trống.

Chỗ cho người dùng xe lăn nên gắn với khu chờ, không bị đẩy sang một lối phụ hoặc phải đứng giữa dòng người. Cũng cần xem họ có thể tiếp cận điểm trao đổi và thao tác cần thiết tại quầy hay không. U.S. Access Board, mục về quầy dịch vụ và hàng chờ, là nguồn tham khảo về cách nghĩ tiếp cận; bài này không lấy thông số ADA làm quy định thi công tại Việt Nam.

Đừng chỉ kiểm sảnh khi vắng. Thử tình huống một khách ngồi chờ, một người đứng trao đổi và một người đi qua. Quan sát chỗ vướng khi kéo ghế, mở cửa hoặc đặt hành lý. Cây, thảm và bảng giới thiệu chỉ nên thêm khi không chiếm lại khoảng sử dụng đó.

Nếu khu chờ nằm gần phòng họp, cần kiểm thêm tiếng nói và hướng mở cửa. Người đến họp không nên phải chen giữa các bàn nhân viên; xem tiếp bố trí phòng họp theo chỗ ngồi và thiết bị để nối hai khu thành một hành trình rõ.

Phần nào là quan niệm phong thủy, phần nào có thể thử ngay?

Những cách gọi “đón khí”, “điểm tựa” hay màu hợp mệnh thuộc lớp diễn giải phong thủy. Muốn đánh giá một phương án lễ tân, nên chuyển điều đang bàn thành câu hỏi sử dụng cụ thể và giữ rõ phần nào vẫn là niềm tin.

“Quầy phải nhìn ra cửa”

Có thể kiểm tra nhân viên có nhận ra khách đến và khách có biết hỏi ai hay không. Nếu một vị trí khác giải quyết tốt hơn việc tiếp nhận và lối đi, không cần xoay cả quầy chỉ để giữ một hướng tượng trưng.

“Sau lưng cần có điểm tựa”

Tường hoặc vách có thể làm nền nhận diện và che khu cất đồ. Nhưng nếu vách cản thông thoáng, ánh sáng hoặc việc ra vào, cần đổi giải pháp; “điểm tựa” không chứng minh khả năng giữ chân nhân viên hay tăng doanh thu.

“Phải thêm màu hoặc vật phẩm hút tài”

Chọn màu theo nhận diện và vật liệu dễ vệ sinh; thử mẫu dưới ánh sáng thật trước khi thi công. Biểu tượng ngũ hành nếu được yêu thích có thể là đồ trang trí nhỏ, không phải điều kiện để công ty có khách hoặc ký được hợp đồng.

Trước khi chốt, hãy cho một người chưa quen văn phòng thử tìm nơi hỏi, ngồi chờ và đi đến phòng họp. Ghi chỗ họ phải hỏi lại hoặc vướng đồ, rồi sửa đúng điểm đó. Đây là phép thử nội bộ cho phương án đang cân nhắc, không phải một thang chấm phong thủy hay bằng chứng về tài lộc.

Khi sắp xếp phần phía sau sảnh, bài chỗ ngồi theo vai trò công việc giúp tiếp tục xử lý nhu cầu phối hợp và riêng tư. Mục tiêu là một khu đón khách sử dụng thuận mỗi ngày, với phần trang trí phù hợp khả năng duy trì của văn phòng.